Neuen Beleg erstellen

Erstellung eines Beleges:

Es können Angebote, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen jeweils unter Neu erstellt werden.

Hinweis: Bei der Erstellung von einer Bestellung, einem Lieferschein oder einer Rechnung kann über Lieferadresse aus Kundendaten übernehmen die Adresse übernommen werden.

Hinweis: In dem Bereich der Auftragsbearbeitung ist es notwendig zu einer Rechnung einen Lieferschein zu erstellen, um eine Lagerbewegung auszulösen. Werden solche Rechnungen storniert, ist es erforderlich einen Lieferschein mit einem negativer Menge auszustellen, um den jeweiligen Bestand im Lager zu korrigieren. Rechnungen, die direkt an der Kasse gebucht und abgerechnet werden, benötigen keinen zusätzlichen Lieferschein.

Zur einfachen Erstellung eines Beleges, z.B. eines Angebotes, öffnet sich mit Auswahl der Funktion Neues Angebot der Auftragsassistent zur Erfassung der verschiedenen Auftragsdaten

1. Kunden & Belegdaten

Hier erfolgt die Festlegung der Belegdaten, Rabattregelung sowie der Adress- und Lieferdaten. Ist die gewünschte Lieferadresse noch nicht angelegt, wird diese direkt mittels der Funktion Andere Lieferadresse angelegt.

Über die Auswahl der Kundennummer wird ein bestehender Kunde ausgewählt. Neukunden werden über Neuer Kunde angelegt. Unter Auftragsbeschreibung kann ein Text mit individuellen Informationen für den jeweiligen Beleg formuliert werden.

2. Positionen erfassen

Über die Funktion Position erfassen und der nachfolgenden Suchmöglichkeit per Artikelnummer oder Volltextsuche werden die Artikel mittels Übernehmen in das Bearbeitungsfenster übernommen.

Eine Ergänzung im Feld Positionstitel dient einer besseren Übersichtlichkeit: Artikel werden somit nach Positionstiteln gruppiert auf Belegen angegeben. Gerade bei mehreren Positionen auf einem Beleg ist dies sinnvoll.

Beispiel: einem Artikel z.b. ein Schuhmodell wird der Positionstitel "Kleidung" zugeordnet.

Mit Übernehmen (grünes Häkchen rechts oben) in die Positionsliste eingefügt.

Weiterhin stehen in diesem Bereich neben Position hinzufügen auch die Funktionen Position bearbeiten und Position löschen zur Verfügung.

3. Auftrag fertigstellen

In diesem Programmfenster werden nochmals die vorab festgelegten Zahlungsbedingungen und die Zahlungsinformationen angezeigt. Ergänzend ist hier die Eintragung eines individuelle Schlusstextes möglich.

Zur Fertigstellung des Beleges stehen drei Funktionen zur Verfügung:

a) Funktion Speichern

Der Beleg wird im aktuellen Bearbeitungszustand gespeichert
Kennzeichen in der Listendarstellung: Offen
Änderungen sind jederzeit möglich
Der Beleg kann nicht weitergeführt werden

b) Funktion Fakturierung

Der Beleg wird im aktuellen Bearbeitungszustand gespeichert
Kennzeichen in der Listendarstellung: Fakturiert
Änderungen sind nicht mehr möglich
Der Beleg kann weitergeführt werden

c) Schlusstext hinzufügen

es kann ein vorgefertigter Schlusstext ausgewählt (diese werden erstellt unter Stammdaten > Firma / Mandant Einstellung > Zahlarten, Schlusstexte, Warengruppen und Einheiten, nähere Informationen finden Sie hier) oder ein neuer Schlusstext erstellt werden (ein neu erstellter Schlusstext kann unter Stammdaten > Firma / Mandant Einstellung > Zahlarten, Schlusstexte, Warengruppen und Einheiten eingesehen und bearbeitet werden)
es besteht die Möglichkeit Platzhalter Information hinzuzufügen: bei der Verwendung von Platzhalterinformationen werden die Texte aus der Datenbank ersetzt. Sie werden in #...# und in Großbuchstaben geschrieben, z.B. Bankname der Firma wird ersetzt, wenn der Platzhalter #BANKNAME# geschrieben wird.

d) Funktion Verwerfen

Der Vorgang wird abgebrochen