Aufträge und Kassenbelege
Dieser Bereich umfasst eine komplette Auftragsabwicklung vom Angebot über Lieferschein bis zur Rechnung.
Vorgehensweise:
Kunde aus der Liste auswählen > Aufträge und Kassenbelege > alle zum Kunden gehörenden Vorgänge werden angezeigt
Die Informationen zu dem jeweils im mittleren Bereich des Fensters markierten Beleg werden im rechten Fenster und im unteren Teil des Bildschirmes angezeigt. Alle in diesen 3 Bereichen angezeigten Informationen stehen hier zur Ansicht.
Die Bearbeitung der Belege erfolgt ausschließlich mit Hilfe der Funktion Bearbeiten.
Zur besseren Übersicht erfolgt die Auswahl der jeweiligen Belegart in der Kopfleiste der Ansicht verbunden mit der Auswahl des Buchungsjahres und des Monats.
Vor der Weiterführung eines Beleges ist dieser für die Fakturierung zu speichern. Neu erstellte Belege erhalten den Status "offen" und können bis zum Zeitpunkt der Fakturierung bearbeitet werden. Belege, die weitergeführt wurden oder aus denen eine Weiterführung entstanden ist (z.B. Rechnung), können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
Es besteht die Möglichkeit Belege mit dem Status "offen" zu löschen.
Hinweis: Die Löschung eines Beleges kann zu Lücken in der Nummerierung führen und einen späteren Erklärungsbedarf zur Folge haben.
Anzeige- und Sortieroptionen der Tabellendarstellung im Hauptbereich:
Rechts neben den Spaltennamen einer Tabellenspalte sind 2 Symbole angeordnet:
- der Balken: sortiert per Mausklick die Liste von A-Z oder Z-A, Zahlen werden auf- bzw. abwärts sortiert
- der Filter: zeigt in einem neuen Fenster die Auswahl der möglichen Inhalte der aktiven Spalte an. Die Datensätze der Listenansicht werden entsprechend der getroffenen Auswahl reduziert.
Belegvorgänge:
Unter Auswahl eines Beleges werden im Bereich Belegvorgänge zur besseren Übersicht alle Belegarten angezeigt, die mit dem ausgewählten Vorgang in Verbindung stehen. Jeder Beleg kann dabei über Vorschau/Drucken angezeigt werden. Dazu wird die gewünschte Druckvorlage ausgewählt. Über Drucken kann das Dokument an den Drucker übergeben oder als Vorschau angezeigt werden.
Stornierung von Belegen:
Es können nur fakturierte Belege storniert werden. Bei einer Stornierung wird automatisch ein Gegenbeleg mit entgegengesetzten Vorzeichen erzeugt.
In der Listendarstellung der Auftragsverwaltung ist der Stornierte Beleg mit einem S und der Gegenbeleg (Stornobeleg) mit einem SB gekennzeichnet.
Lieferschein:
Mengenveränderungen im Lager finden nur auf Basis der Im Lieferschein ausgewiesenen Stückzahlen statt.
Erstellung eines Beleges:
Zur einfachen Erstellung eines Beleges für den ausgewählten Kunden, z.B. eines Angebotes, öffnet sich mit Auswahl der Funktion "Neues Angebot" der Auftragsassistent zur Erfassung der verschiedenen Auftragsdaten.
Es folgen 3 Schritte durch den Prozess.
1. Kunden & Belegdaten
Hier erfolgt die Festlegung der Belegdaten, Rabattregelung sowie der Adress- und Lieferdaten. Ist die gewünschte Lieferadresse noch nicht angelegt wird diese direkt mittels der Funktion Andere Lieferadresse angelegt.´
2. Positionen erfassen
Über die Funktion Position hinzufügen und der nachfolgenden Suchmöglichkeit per Artikelnummer oder Volltextsuche werden die Artikel mittels Übernehmen in das Bearbeitungsfenster übernommen und mit Übernehmen (grünes Häkchen rechts oben) in die Positionsliste eingefügt.
Weiterhin stehen in diesem Bereich neben Position hinzufügen auch die Funktionen Position bearbeiten und Position löschen zur Verfügung.
3. Auftrag fertigstellen
In diesem Programmfenster werden nochmals die vorab festgelegten Zahlungsbedingungen und die Zahlungsinformationen angezeigt. Ergänzend ist hier die Eintragung eines individuelle Schlusstextes möglich.
Zur Fertigstellung des Beleges stehen drei Funktionen zur Verfügung
a) Funktion Speichern
- Der Beleg wird im aktuellen Bearbeitungszustand gespeichert
- Kennzeichen in der Listendarstellung: Offen
- Änderungen sind jederzeit möglich
- Der Beleg kann nicht weitergeführt werden
b) Funktion Fakturierung
- Der Beleg wird im aktuellen Bearbeitungszustand gespeichert
- Kennzeichen in der Listendarstellung: Fakturiert
- Änderungen sind nicht mehr möglich
- Der Beleg kann weitergeführt werden
c) Funktion Verwerfen
- Der Vorgang wird abgebrochen